EP.7 – Tipps für deine stilvolle E-Mail Kommunikation

Auch wenn wir heute viele verschiedene Formate wie Videokonferenzen oder Chat-Applikationen nutzen, ist die Verständigung via E-Mail noch immer die beliebteste Form der elektronischen Kommunikation.

Worauf man achten sollte, um im elektronischen Schriftverkehr alles richtig zu machen, darüber diskutieren wir in dieser Folge der Podcast-Reihe „Technik trifft Stil“. Der Fokus des Gesprächs liegt auf dem Umgang via E-Mail im Berufsleben.

Ein E-Mail ist gleichzusetzen mit einem Brief der analogen Welt, es gilt daher, auf den korrekten Stil zu achten. Jeden Tag werden unzählige E-Mails versendet. Newsletter, Geschäftskorrespondenz, etc. Die E-Mails wandern sehr schnell nach unten im Postkasten, daher ist es wichtig, diese elektronischen Nachrichten besonders erschienen zu lassen.

Es gilt, aus der Flut der eingehenden Nachrichten herauszustechen und das Interesse des Adressaten zu wecken. Das kannst du mit einem kurzen, prägnanten Betreff erreichen.

Wie formuliert man die korrekte Anrede, wie höflich muss eine E-Mails sein?

Bei unbekannten Personen erfolgt die Anrede immer mit „Sie“. „Sehr geehrte/r…“ ist in der heutigen Kommunikation noch vertreten, jedoch nicht mehr unbedingt nötig.  „Guten Tag, Frau …/Herr..“ lässt den Absender souverän wirken. „Hallo“ „Hey“ gilt es zu vermeiden bzw. den Gebrauch dieser Grußformel in die private Korrespondenz zu verlegen.

Das vertrauliche „Du“ wird erst dann verwendet, wenn das Angebot des gegenseitigen Du-Wortes bereits vorher ausgesprochen bzw. angenommen wurde. Sind mehrere Personen als Empfänger nötig, dann bleibt man mit Anreden wie z.B.: „Liebes Projektteam/Liebe Kolleginnen und Kollegen/etc.“ immer höflich und korrekt.

Bei Namen, bei denen nicht kennbar ist, ob der Empfänger männlich oder weiblich ist, bietet sich die Idee des googelns an. Im Netz finden sich meist alle möglichen Namen. Dadurch lässt sich dann auch erkennen, welcher der Vor- und welcher der Nachname ist.

Ist der Empfänger Besitzer eines Akademischen Grades, dann sollte dieser in der ersten Anrede verwendet werden.  Der Name eines Mediziners wird immer mit dem ausgeschriebenen Wort „Doktor“ verbunden, bei allen anderen „Doktoren“ wird dieser Titel abgekürzt. Professoren-Titel hingegen werden in der Anrede immer ausgeschrieben.

Die Schriftart und Größe in E-Mails soll ebenso wertschätzend gewählt werden. Die Schriftgröße hängt von der Schriftart ab: vorgeschlagen wird  10 oder 12 Pkt. Klare Schriftarten wie z.B. Arial oder Calibri sind gut lesbar, bei großen Firmen gibt die Unternehmens-CI die Formen vor. Der Tipp der Expertin: in der Marketing- oder der PR-Abteilung nachfragen.

Worauf muss man beim Schreibtext achten?

Im Text werden Worte nicht in GROSSBUCHSTABEN geschrieben, dies kommt dem „Schreien“ während eines Gespräches gleich. Die Ausnahme bieten three-letter-acronyms (Drei-Buchstaben-Abkürzungen), hier gilt es zu bedenken, ob der Empfänger weiß, was mit einer solchen Abkürzung gemeint ist.

Tipp für die bessere Lesbarkeit: Formatierungen verwenden! Aufzählungen oder Gliederungen im Text machen die Nachricht lesbarer und verständlicher und sind gut geeignet, um Wichtiges hervorzuheben.

Positiv und aktiv formulieren, gängige Aufforderungen wie UAWG in eine positive Aufforderung umwandeln wie : „Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Antwort.“

Wie lange darf eine E-Mail sein?

Als Richtlinie gilt: nicht länger als auf dem Display eines Notebooks lesbar ist, ohne nach unten scrollen zu müssen.

Bei Terminabstimmungen kann auch die Abstimmungsfunktion im Outlook genutzt werden, anstatt oftmals hin- und herzuschreiben.

Wie lautet die korrekte und stilvolle Verabschiedung in einem E-Mail?

Tipp der Stil-Expertin: Grußworte nicht in die Signatur integrieren, das könnte als geringe Wertschätzung aufgefasst werden. Will man nicht unhöflich erscheinen („Ich habe keine Zeit für eine Grußformel“) wird der Gruß ausgeschrieben!

„Mit freundlichen Grüßen“ solltest du in die zeitgemäße Form „Freundliche Grüße“ umwandeln. „Herzliche Grüße“ wird erst geschrieben, wenn der Adressat bereits bekannt ist und  „Liebe Grüße“ verwendest du am Besten, wenn ihr bereits miteinander gearbeitet habt.

Beste Grüße sind schwierig, denn gibt es zweitbeste Grüße? Daher unsere Empfehlung: verwende diese Formulierung lieber nicht. Der Beistrich nach der Grußformel hat sich aus dem Englischen bei uns eingeschlichen. Willst du wirklich Stil beweisen, dann lasse ihn unbedingt weg!

Abkürzungen wie LG, MFG solltest du aus Höflichkeitsgründen lieber ausschreiben: damit vermittelst du dem Empfänger deine Wertschätzung.

Ausnahme: Bei schnell wechselnden Antworten (Ping-Pong-Nachrichten) können Anrede und Grußformeln weglassen werden.

Wie sieht eine richtige E-Mail Signatur aus?

Ganz wichtig: das Unternehmenslogo unbedingt verkleinern. Große Unternehmen stellen Logos bzw. die Gesamtsignatur-Vorgabe üblicherweise den Mitarbeitern zur Verfügung. Kleinunternehmer müssen selbst daran arbeiten.

Richtwert für Logos: Die Qualität des Bildes reduzieren, eine Größe von unter 150 KW, max. 200 KB ist leicht zu versenden und erzeugt beim Empfänger keinen Unmut aufgrund lang dauernder Ladezeiten, vor allem in mobilen Netzen.

Soll die Lesebestätigung angefordert werden?

Im rechtlichen Kontext ist der Einsatz von Lesebestätigungen sicherlich sinnvoll, wenn es z.B. um Gewährleistungen geht. Die Übermittlungsbestätigung-Funktion kann ebenso genutzt werden. Doch Vorsicht: nicht bei jeder E-Mail mitsenden! Eine Lesebestätigung wird übrigens bei jedem Öffnen dem Absender zugesandt!

Wer gehört in welches E-Mail Empfänger-Feld?

Hier kannst du dir folgende Einteilung merken:

  • An: für Empfänger, die aktiv angesprochen werden bzw. bei denen Handlungsbedarf besteht.
  • CC: für Empfänger, die die Nachricht ohne Handlungsbedarf lesen sollen
  • BCC: wird nur dann verwendet, wenn eine E-Mail-Adresse nicht mit anderen geteilt werden soll (Gruppen-E-Mails).

Wie schreibt man eine korrekte Abwesenheitsnotiz?

Wir sind in der schnelllebigen Zeit gewöhnt, dass Antworten sehr schnell zurückkommen. Ist der E-Mail-„Besitzer“ abwesend, dann unbedingt diese Möglichkeit der Information nützen.

Hier sollten unbedingt freundliche Worte verwenden, keine witzigen Ausführungen – das wirkt nicht sehr stilvoll!

Bedanke dich für die Nachricht, den Grund der Abwesenheit muss nicht angeführt werden, jedoch der Zeitpunkt, ab wann man wieder erreichbar ist. Zwischenzeitliche Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten zeigen von Wertschätzung dem Absender gegenüber. Ersatzempfänger nur dann benennen, wenn dieser auch tatsächlich verfügbar ist. Dies ist für Urlaubsvertretungen, etc. unbedingt vorher absprechen. Achte auch hier auf die Grußformel!

Bei internationalen Unternehmen werden Abwesenheitsnotizen in deutscher und englischer Sprache versendet. Viele Unternehmen haben bereits gut verwendbare Vorlagen.

E-Mail-Systeme können oftmals in Absender innerhalb und außerhalb des Unternehmens unterscheiden. Hier bieten sich unterschiedliche Texte an. Vorsicht bei bei Inhalten von Abwesenheitsnotizen, die nach außen gehen: hier solltest du unbedingt Geheimhaltungspflichten beachten!

 

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