Worauf kommt es an, wenn man eine Business Agenda aussendet? Und wann muss man sie überhaupt aussenden? Was hineingehört und wie man die richtigen Empfänger identifiziert, das verraten wir in dieser Episode!

Worauf kommt es bei Länge, Inhalt und Struktur einer Business Agenda an?

Die Länge als auch Inhalt und Struktur einer Meeting Agenda sind abhängig von der Art des Meetings. Ist es eine firmeninterne Veranstaltung, so sind möglicherweise andere Informationen wichtiger, als wenn es eine internationale Konferenz ist. Auch bei wiederkehrenden Serien-Terminen kann es durchaus sinnvoll sein eine allgemein gültige Meeting Agenda in die Einladung mit aufzunehmen.

In jedem Fall muss man bei einer guten Meeting Agenda darauf achten, dass sie auf einer Bildschirmseite noch problemlos zu lesen ist.

In der Praxis hat es sich bewährt, eine Aufzählungsform zu nutzen: so können sich alle Teilnehmer gut an der Tagesordnung sowie der Reihenfolge der einzelnen Themen orientieren. Eine Nummerierung ist nicht zwingend notwendig, hilft jedoch spätestens bei der Erstellung des Besprechungsprotokolls, um dort auf den jeweiligen Tagesordnungspunkt zu beziehen.

Mitunter kann es sehr hilfreich sein, einzelne Punkte der Agenda als Frage zu formulieren. So kann man schon in der Einladung zum Meeting auf anstehende Entscheidungen hinweisen.

Bei einem Meeting, das maximal einen Tag lang ist, reicht es aus, das Datum im Kopfbereich der Meeting Agenda einmalig anzuführen. Um einen guten Überblick über die Themen einer mehrtägigen Veranstaltung, wie zum Beispiel einer Konferenz, zu bieten, hat es sich in der Praxis als gut erwiesen, den jeweiligen Konferenz-Tag extra darzustellen.

Dauert ein Meeting mehrere Stunden und sind z.B. Pausen zwischen einzelnen Tagesordnungspunkten vorgesehen, sollte man in der Business Agenda auf die Uhrzeiten der individuellen Blöcke nicht vergessen!

Besonders bei externen Meetings und Konferenzen kann es vorkommen, dass man unternehmensfremde Vortragende eingeladen hat. Die Namen dieser Referenten dürfen selbstverständlich auch in der Agenda nicht fehlen. Mitunter kann es sinnvoll sein, zum Beispiel auf LinkedIn Profile oder die Website dieser Personen hinzuweisen.

Nicht bei jeder Einladung, zu der auch eine Agenda ausgesendet wird, ist es zwingend erforderlich daran auch teilzunehmen. Die Entscheidung, ob man zu einem Meeting zusagt oder nicht, kann auch durch die Nennung der Zielgruppe bzw. der weiteren eingeladenen Personen erleichtert werden.

Wann ist es unbedingt erforderlich, eine Business Agenda auszusenden?

Generell ist es nie verkehrt, eine Business Agenda zu einem Meeting zu versenden. Sie dient der Orientierung aller Teilnehmenden.

In der Praxis werden Tagesordnungen häufig erst dann versendet, wenn es mehrere Themen im Rahmen eines einzelnen Meetings zu besprechen gibt. Aber auch wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, darf eine Meeting Agenda nicht fehlen.

Sind diverse Vorbereitungen der Teilnehmer vor dem Meeting zu treffen, gehört es zum guten Ton, das ebenfalls in die Einladung mit aufzunehmen. Dadurch kommt es zu keinen unangenehmen Überraschungen und man erreicht das Ziel des Meetings in der dafür vorgesehenen Zeit.

Ist man als Redner oder Vortragender zu einer Konferenz eingeladen, möchte man schließlich auch wissen, wie viel Zeit man für seinen Auftritt zur Verfügung hat.

Das Versenden einer Agenda hat sich auch dann bewährt, wenn man das Interesse der Eingeladenen durch die Tagesordnungspunkte wecken möchte.

An wen muss eine Agenda für ein Business Meeting ausgesendet werden?

Selbst wenn nur zwei Teilnehmende bei einem Meeting anwesend sein werden, ist die Vorbereitung und der Versand einer Agenda im Voraus eine gute Entscheidung. Werden während des Meetings zu den einzelnen Agenda-Punkten wichtige Aufgaben wie zukünftige Erledigungen oder/und Abgabetermine festgeschrieben, ist auf schnellem Weg auch gleich das Protokoll fertig. Dies wiederum spart ganz viel Zeit.

Bevor eine Agenda ausgesendet wird, ist es unbedingt nötig und auch sinnvoll, die Zielgruppe zu definieren. Bei internen Meetings sind Fragen wie:

Für wen ist eine Tagesordnung zwingend wichtig?
Wer soll sie erhalten, auch wenn er/sie nicht anwesend sein wird?
Wer benötigt die Agenda, um für eventuelle zukünftige Aufgaben bereits im Vorfeld informiert und vorbereitet zu sein?

hilfreich, um die Empfängergruppe zu identifizieren.

Handelt es sich um ein größeres Event, dann ist eine weitere Zielgruppe relevant: das Organisationsteam. Um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können, ist es wichtig, zumindest die wichtigsten Eckpunkte zu wissen. In diesem Fall ist nicht der inhaltliche, sondern der zeitliche Aspekt wie Start- und Endzeiten wichtig.

Auch für vorgesehene Vortragende ist es wichtig zu wissen, wann diese auf die Bühne treten dürfen und in welchem Kontext ihr Vortrag stattfinden wird (Themenblöcke vor- bzw. nachher).

Zu guter Letzt gibt es stets Mitarbeitende, für die es ebenso wichtig sein kann, eine Agenda zu erhalten. Diese müssen sind an dem Meeting teilnehmen und trotzdem informiert sein sollten. Hier ist es vor allem der thematische Inhalt, der im Voraus vermittelt werden soll, um eventuell bereits Tätigkeiten einzuleiten.

Wie lange im Vorhinein soll eine Agenda an die Teilnehmer eines Business Meetings gesendet werden?

Sobald feststeht, um welches Meeting-Thema es sich handelt, sollten möglichst zügig die entsprechenden Daten definiert und fixiert werden.

Sind die wichtigen Eckpunkte wie Inhalt, Dauer, Datum, Zeiten, Ort, Teilnehmende von intern und extern klar und stehen fest, macht die umgehende Aussendung Sinn.

Grundsätzlich soll eine Agenda so rasch wie möglich versendet werden. Der rasche und zeitgerechte Versand hat viele Vorteile:

alle Teilnehmenden können den Termin im Kalender reservieren
Inhaltliche Vorbereitungen wie die Aufbereitung von thematischen Inputs sind zeigerecht möglich
Organisatorische Vorbereitungen können starten
Eventuelle Ausfälle bei – vor allem externen – Vortragenden können aufgefangen und durch andere Vortragende ergänzt werden.

Beachtet man all diese Punkte, steht einem guten Meeting-Erfolg nichts mehr im Weg.